Как принять к учету основные средства, имеющиеся в наличии?

Добрый день! В казенном учреждении сменился полностью состав бухгалтерской службы и сейчас столкнулись с проблемой- не можем официально показывать затраты на основные средства ( мотокоса), которые в наличие существуют, но в учете бухгалтерском и на балансе и на забалансе отсутствуют.Подскажите, пожалуйста, каким образом нам поступить и существует ли какая либо возможность отражать их в учете? спасибо.